では、週次レビューではどのような事をしているでしょう？ GTDを実践している方なら、タスクの見直しや収集でしょうか。一週間分のログを振り返ってタスクの修正をしたり、次の週の計画をたてたりという方もいらっしゃるでしょう。
どれもとても役に立ちますし、基本的な内容だと思いますが、それに加えておすすめなのが「仕組みレビュー」です。
ここでいう「仕組み」というのは、タスク管理の仕組みだけではありません。家計管理の仕組みや、ライフログの仕組み、家事をする仕組み等、行動に関係するそれぞれの仕組み全般をさしています。
- やりたいこと/やるべきことをタスク化できているか
- タスク処理はスムーズに流れているか
- 何か不満な点があるか
やりたいこと/やるべきことをタスク化できているか
これは、GTD的なタスクのレビューに近いものだと思います。タスク管理を中心に仕組みをまわす場合、やりたいことも、やるべきことも、タスクとして「タスク管理の仕組み」の上にのっていなければ、実行されることはありません。（自分の行動は全てタスクである、を前提としています。）
行動しようと思ったことがタスクのプールに放り込まれているか、ということは確認しておく必要があります。
タスク処理はスムーズに流れているか
スムーズに流れているというのは、
- 日々のタスクを抽出できている
- 抽出したタスクが消化できている
ということです。
やることが分かっていて、それができている、というシンプルな話です。
タスク処理がスムーズに流れているのであれば、基本的な仕組みに問題はないはずです。
もし、タスクのプールに入っていたのに期限に間に合わなかった、いつも同じタスクを先送りしてしまう、毎日未処理のタスクが残ってしまう、といった事があれば、仕組みを見直す必要があります。
タスクのプールに入りっぱなしで、いつまでたっても抽出されそうにない、というのも困りものですから、見直しが必要です。
何か不満な点があるか
タスクはそれなりに処理できている、という状態でも、仕組みを見直すべき場合もあります。
例えば、定期的に繰り返すタスクの手順が多い、時間がかかる、そもそもの量が多い、等です。
多くの場合、これらの問題は「タスクが消化できない」ことで顕在化するものですが、そうでないこともあります。
繰り返す回数の多いタスクほど、慣れてしまっていたとしても、手間が意外にストレスになっているものです。
毎日の手間は、常に心に重しをのせているようなものですから、そこを軽くしてあげることで、全体が軽くなり、ぐんと動きやすくなるのです。
自分がどのような「仕組み」を持っているのかを把握し、改善していくことで、やりたい事をやる余地も生まれてくるでしょう。
新しいやり方を求めてばかりいては本末転倒ですが、いつもやっていることを簡単にできる方法や、自動化してしまう方法は無いかということは、定期的に見直すと良いと思います。
【あとがき】
そうは言っても、タスク管理も仕組みも何から手を付けたらいいのか分からない、という場合もあるでしょう。
そんな時にはタスクセラピーがおすすめです。第3回は7/15(日)です。
色々なタスク管理をしているコーチの方達に直接話を聞く事ができますし、自分に必要なやり方を持って帰っていただく事ができると思います。
次回は参加できないけれども興味がある、という方は是非タスクセラピーのサイトもチェックしてみてくださいm(_ _)m
タスクセラピーコーチのブログもここから読む事ができます。
